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1年分の事業計画の90%が3ヶ月で達成!今やるべきことに集中できるタスクマネジメント

2019.05.29 by 大図 美由紀

【day486】

こんにちは!

ワクワク働きたい組織づくりの専門家、
ビジネスコーチの大図美由紀です^ ^

本日も、ブログをお読み頂き、
ありがとうございます。

売上を伸ばしたいが、
現状の社員や体制では、
これ以上対応しきれない。

営業に、商品開発に、
力を入れていきたいが、
とても余力がない。

新規事業も考えないと、
このままじゃ先細り。
しかし、取り組む時間もない。

お客様からのクレームも多く、
品質向上の対策を取りたいが、進まない。

社員育成や採用も、
もっと力を入れていきたいが、
追いつかない。

月次決算の精度を上げたり、
資金繰りの調整もしなければ。

アレもコレもやりたいけれど、
いっぱいいっぱい。

経営者の悩みは、尽きないと思います。

社長
アレもコレもと、やりたいこと、気になること、やらなければならないことが、てんこ盛り。その割には、進められない。どうしたら?

と悩まれる経営者の方に、よくお会いします。

人間は、1日に6万回思考していると言われています。

意欲があり、好奇心も強い経営者であれば、ビジョン実現や業績向上に向けたアイディアも、たくさん湧いてくるでしょう。

向上心が高く、慎重な経営者であれば、現在の会社の状況から、解決すべき問題が、いくらでもあるという状態でしょう。

私のクライアントさんたちも、いつも、前のめりで、様々なことを考えていらして、素晴らしいなと尊敬することばかりです。

しかし、素晴らしいアイディアも、頭の中に、ごちゃごちゃとあるだけでは、行動を助けてくれるというより、決断するのが遅くなり、実践が遅れたり、危機意識から、焦る気持ちが膨らんでしまったりもします。

そこで、自分が、今やるべきことに集中するためのタスク整理をするのに、とってもオススメなのが、フセンを使って整理をする方法です。

私のクライアントさんには、このやり方で、頭を整理してもらっています。

すると、いろんなことを、どんどん実現していかれるようになります。

1年かかると見込んでいた事業計画の90%が3ヶ月で達成するようなことも、続出です。

フセンは、経営者の頭の中に溢れるたくさんの思考を、整理するのに、とっても有効で便利なツールなんです。

【1】行動計画を立てる時に一番大事なことは?

計画を立てる上で、一番大事なことって、何だと思いますか?
完璧であること?詳細なこと?漏れがないこと?

いずれも、大事なことではありますが、私は、一番大事なことは、行動がどんどん進みやすいものになっていることだと思っています。

当たり前でしょうか?笑

それでは、行動が進みやすくなっている計画って、どんなものだと思いますか?

答えは、本当に必要なタスクだけが、残っている状態です。

こんまりさんのお片付けが、アメリカを起点に、世界中でブレイクしていますが、自分にとって、必要なものだけが置かれている部屋になるから、快適に過ごせるんですよね。

経営者の方は、頭の回転も速く、意欲もあり、出来る方が多いため、イロイロと抱え込みがちです。

やることを、自分で背負い過ぎている方が、多いんです。

そこで、本ステップを入れることで、本当に必要なことを見極めておきたいんです。

他の人に、任せられることがあるなら、自分が抱え込んでいるより、任せた方が、事業は進みますし、社員は伸びます。

そこで、タスクの断捨離をします!

「①やらない②任せる③先送り④やる」の4択で、仕分けします。

ポイントは、①やらないことから、選んでいくことです。

④やるから選ぶと、全部、やるになってしまいますので。笑

【2】全部書き出して見える化する

さて、計画を立てていく時は、どんなアイディアや選択肢があるのか、頭の中にあるものを、全部、外に出してしまうことから、始めます。拡散と収束の拡散ですね。

頭の中に、気になっていることがあると、それらが、頭の中で、エンドレスに、ぐるぐると回って、すごくたくさんある気がしてしまいますけど、外に出して、見える化することで、扱うことができるようになるんですね。

それでは、始めましょう!

まず、紙とフセンとペンを用意します。

「やりたいこと」「やらなければならないこと」「気になっていること」などを、1つのフセンに、1つずつで、全部、書き出してみます。

100個でも、200個でも、とにかく全部、頭に浮かんだことを、片っ端から書き出します。この時点では、「これは書いた方がいいかな?いらないかな?」と選びません。

選ぶのは、後からやりますので、ペンを止めずに、ひたすら書き続けます。

例えば、「経営計画発表会をしたい」「5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾(しつけ)」「売上○○円」「品質向上」「新規事業立ち上げ」「マネージャー育成」「朝会で社員から意見がでない」「若手社員の技術向上のための勉強」「○○さんが、成長しなくて困った」「クレームが多すぎる」など。

字は、自分が分かればいいので、キレイに書こうとしなくて、OKです。

また、「クレーム対応」「幹部育成」など、単語でも、大丈夫です。

サイズ感が違うものが、混在していても、大丈夫です。例えば、「人事制度を見直す」「○○さんの給与」「決算賞与」「社員のキャリアプラン」など。

「これ以上出てこない!」となるまで、出しきります。

このステップでは、全部出しきることが、とても大事です。

この1ヶ月でやらなきゃいけないことなど、期限を区切って出すのもOKです。また、「5S」についてなど、プロジェクトについてでも、OKです。

この時点で、頭も心も、スッキリする方も、多いです。

社長
アレもコレもやらなきゃと、ぐるぐるしていたので、もっとたくさんあって、手に負えないような気がしてたけど、10個もなかったですね。笑。ビックリです!!!

と、思ったより少なかったという方も、いらっしゃいます。

社長
これだけあったら、混乱して動けなくなっても、当前ですね。苦笑。全部出せて、スッキリです。

という方も、いらっしゃいます。

どちらにしても、頭の中にあった雑多なもの、漠然としたものが、外に出て、客観的にも目で見える形になっただけで、安心したり、スッキリするものです。

人は、どんな時、不安になるのかというと、実態を把握できない、終わりが見えない時なんです。

【3】3つの枠シートで整理する

それでは、全部書き出し、見える化して、扱いやすくなったところで、整理していきます。拡散と収束の収束ですね。

紙を用意して、下図のように、「やらない」「任せる」「先送り」の3つの枠を作ります。

【4】やらない

紙に、1つ1つフセンを、置いていきますが、まずは、「やらない」枠から始めます。

書き出したフセンの中から、やっぱり、やらなくてもいいと思ったものを、「やらない」枠に、貼っていきます。

「オフィス移転したいと思っていたけど、今のオフィスでも充分だな。だから、『やらない』に貼ろう」

「既存のサービス○○の販路を拡大しようと思っていたけど、イマイチ結果が出ていないから『やらない』に貼ろう」

ちなみに、新しいことを始めることも、チャレンジですが、撤退を決めることも、チャレンジです。同じくらい大事な経営判断です。それ自体は、決して、負けや失敗ではなく、経験です。

【5】任せる

次に、「任せる」枠です。

「品質向上の取り組みについては、部長の○○さんにお願いしよう。だから、『任せる』に貼ろう」

「新商品の営業については、ビジネスパートナーの△△社にお願いしよう。だから、『任せる』に貼ろう」
といった具合です。

基本的には、他の人に、任せられることが増えると、社員の成長は早くなりますし、会社はますます大きくなっていきます。

むやみに、拡大路線を取る必要はありませんが、事業に関わる人が増えると、潰れにくくなると言いますね。

【6】先送り

「新規事業のための視察は、来年以降でいいな。これは、『先送り』にしよう」と、貼り分けていきます。

決断に迷う時も、期限を決めて、先延ばしもありです。

これを、戦略的先延ばしと言い、決して、ネガティブな決断ではありません。

【7】細かくする

残ったものが、やるですが、最後に、もうひと粘り。

経営者の方は、何でも自分でできてしまうがゆえに、人に任せられることも任せずに、自分で抱え込みすぎているということが、往々にしてあります。

そこで、「タスクをさらに細かくすることが、できないか?」です。

例えば、「人事制度の見直し」については、「現状把握」「社員へのヒアリング」「他社のサンプル集め」「方向性の決定」「仮策定」「運用シミュレーション」などなど。

そして、「やらない」「任せる」「先送り」の順番で、再検討して、完了です!

【8】なぜ、フセンでやるのか?

①フセンは、気軽にやり直しができます。
紙に直接書き出してしまうと、やり直しができません。また、いろいろなパターンでの検証が、容易にできます。

②好きな位置に貼ることができます。
枠線などが多い決まったフォーマットですと、フセン同士の距離感など、頭の中のイメージを、そのまんま、目の前で再現することで、脳に無駄なエネルギーを使わせず、直感的に判断できるようになります。

③短い言葉で表現できる。
フセンの大きさの制約が生まれますので、考えていることに、短いラベルを貼ることができます。

④五感を刺激する。直感を使える。
目で見て、手を動かすことで、直感力をフル稼働させることができます。

今の時代、ITも進化していますので、Webやスマホ等を使うのもアリなのですが、以前、「人間の脳は、PCに対応するまで、進化していない」と聞いたことがあります。

どういうことかと言いますと、書類をPC上で作った時には、誤字脱字に気付かなかったけれど、印刷して、紙の書類を眺めると、気付くことがあるのは、そういうことだそうです。

私も、感覚としては、キーボードを打つより、ペンで、フセンに書く方が、ひらめきやすいように思います。

【9】まとめ

フセンを使ったタスクマネジメント、いかがでしたでしょうか?

いくら頭が良くても、全部、頭の中に入れていると、覚えていることに、脳の容量を使ってしまいます。モッタイナイです。

頭の容量は、せっかくですから、創造的なことや、決断する時のエネルギーに使いましょう。

できるからと言って、何でもかんでも、自分で抱えていると前に進みません。周りの方に協力してもらいながら、進みましょう。

本日のやり方を取り入れて、遠慮なく、望む成果を手に入れて頂きたいです。

あなたにも、社員さんにも、まだまだ無限の可能性があります。

クライアントさんから、

社長
1年かかると見込んでいた事業計画の90%が3ヶ月で達成しました!
社長
たった1年でお客様数が2倍になりました!
社長
年商1億円アップしました!

などなど、嬉しい報告をもらっています。

一緒にフセンで業務の優先順位を整理してみませんか?

一緒にフセンで整理したい方はこちらからお問合せ下さい^^

コーチがファシリテーションをすれば、
モチロン、精度はグンと上がりますが、
セルフでやっても、相当の効果があります。

ぜひ、試してみてくださいね。

本日の問いかけ今日のブログから、何をやってみましょうか?

理想に向かって、仲間と一緒に、
ワクワク進む、幸せな組織創り、
応援しています\(^o^)/

・年商1億円アップ、お客様数2倍
・1ヶ月に10件あったクレームが314日間0件

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