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「社員さんにいくら言っても変わらない。」からの残業減&業務効率化

2018.10.25 by 大図 美由紀

こんにちは!
ワクワク働いて、
生産性を向上させる組織の専門家、
ビジネスコーチの大図美由紀です^ ^

本日も、ブログをお読み頂き、
ありがとうございます。

社長
社員さんに、いくら言っても、変わらない、行動してもらえないんです。

は、多いお困りごとの1つです。

私が、サポートする会社は、
医療や建築・建設業界など、
職人気質の方が多く、
経営者や管理職も、自分の感覚を
大事に、お仕事をされている方が、
多いです。

ご自身が、パフォーマンスを発揮
する分には、自分の感覚を大事に、
「とにかく頑張る」「やれるだけやる」
でもいいのですが、

部下をマネジメントしていくに
当たっては、相手に伝わる伝え方
していく必要があります。

以前、顧問先のある部長さんは、
部署全体の残業が多くて、
困っていました。

そして、部長さん自身も、
プレイングマネージャーのため、
部員さん以上に業務を背負い、
いっぱいいっぱいになっている
状態でした。

そこで、お困りごとである
部署全体の残業を減らすため、
相談開始です!

大図
残業を減らすために、今まで、どんなことされてきましたか?
部長
とにかく、残業減らして、早帰りしようって、みんなに、言ってるんですけどねー。

どうやら、「減らそう!」って、
言っているだけのようでした。

上司が言っていることが、
部下に伝わらない場合、
指示が抽象的になっていることが
多いです。

このケースも、どのくらい減らせば
いいのかが、曖昧でした。

大図
今、どのくらいみなさん、残業されていて、どのくらいの時間にまで、もっていきたいんですか?
部長
それは、まぁ、定時帰りが、理想ですけど。

そこで、理想の状態、
部署の月の残業の合計時間が、
いくつになればいいのか、
それをいつ達成するのか、
どのようなペースで達成するのか
を決めていきました。

まずは、部署全体の目標が、
決まりました。

チームの目標設定のコツも
あるのですが、
長くなりそうですので、
またの機会にしますね。

次に、部員さんには、
部署全体の目標を伝えると同時に、
個人の目標を分割して、伝えます。

「1日〇時間以内に抑えること。」
モチロン、多い日、少ない日も
出てくると思いますので、平均でOK。

さらに、残業時間を書き込む一覧表
を作って、事務所の壁に貼り、
帰り際に書き込んでもらうように
しました。

毎日、書き込むことで、
個人の意識づけになります。

しかも、早帰りできた時は、
自分の成果を、目で確認することが
できます。

自分が、頑張ったことが、
記録として残っていきます。

また、一覧にして、見えるところに、
貼っているので、みんなが、
どれくらい頑張っているかも、
分かるようになります。

自分だけ足を引っ張れないな
となります。

こうして、
1.具体的な小さな目標を設定し、
2.見える化して、
3.仲間と共有されるようにした
だけでも、残業が減っていきました。

その後、他にも、業務を効率化
していくためのアイディアを、
みんなで話し合いながら出し、
さまざまな実践をしていきました。

今では、残業減、業務効率化共に
安定して、かなり進んでいます。

部長
最初は、もう自分では、どうしたらいいんだろうか?と分からなくなっていましたが、大図さんのサポートのおかげです!ありがとうございます!!

とおっしゃって頂きました。
本当に、良かったです!

もっともっとチームを育てる喜び、
一緒に、達成感を感じる喜び、
味わっていきましょう。

ぜひ、御社も試してみてくださいね。

本日の問いかけ:伝えたいこと、
相手に伝わるレベルで、具体的に
なっていますか?そして、それは、
見える化されていますか?

理想に向かって、仲間と一緒に、
ワクワク進む、幸せな組織創り、
応援しています\(^o^)/

疑問質問、ご相談がございましたら、
お気軽に、お問い合わせ下さい(*^_^*)
感想も、お待ちしております♪♪

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