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ダラダラと長い会議、止めませんか?

2019.03.17 by 大図 美由紀

【day412】

こんにちは!

ワクワク働いて、
生産性を向上させる組織の専門家、
ビジネスコーチの大図美由紀です^ ^

本日も、ブログをお読み頂き、
ありがとうございます。

昨日は、久々に、超うっかりを
やらかしてしまいました。

スマホを家に忘れて、
外出してしまったんです。

しかも、初めてのところに行くのに!

昨日は、ファシリテーション力を
アップするため、
日本ファシリテーション協会の
1日講座に参加する予定でした。

受講案内メールに、
開催場所が記載されていたのですが、
最寄り駅に着いたら、
スマホで確認しながら、行くつもりでした。

なので、施設(建物)名も、
住所も、分からない。。。

少し焦りましたが、おかげさまで、
無事にたどり着けました。

何とかなるものですね!

忘れ物は、よろしくないですけど、
何かあっても、
多少のことは、何とかなると、
自信が確信に変わりました。笑

どうやって、たどり着けたのかは、
最後に。

さて、ファシリテーション講座ですが、
参加者は、私のようなプロから、
自社の会議のファシリテーションで、
使いたい方まで、さまざまで、
とても楽しく、有意義な時間に
なりました。

本日は、
たくさんの素晴らしい学びの中から、
簡単に実践できることながら、
もっとも大事なことの1つ、

もっとも大事というのは、
これをやるかやらないかで、
会議のクオリティが、
全く変わってきますよ
というものを、ご紹介いたします。

場をデザインする5つの要素
です。

会議の本編(ディスカッション)に
入っていく前に、
会議の冒頭で、
会議の参加者と決めておきたい、
握っておきたいことです。

1.目的
何のため、狙い、使命

例)何のために、その議題について
話し合いますか?

2.目標
何を・どこまで、目指す姿、
達成水準

例)今回の会議の終了時には、
何が決定されていればいいですか?

3.進め方とスケジュール
手順、やり方、時間配分

例)どのように進めますか?

4.メンバーとその役割
参加者決定、役割分担

例)誰を参加者としますか?
役割分担をどうしますか?

役割分担とは、
進行役、板書担当、議事録作成者、
タイムキーパーなど、ですね。

5.ルールと方針
決めごと、約束、規範

例)どんな決めごとが必要ですか?

例えば、
・批判禁止
・人の話をよく聞く
など、ですね。

そして、これらは、会議の場で、
ゼロから決めていくというより、

会議が始まる前に、
ファシリテーター(会議の進行をする人)が、
案を事前に準備し、

当日、参加者に対して、
「こちらで、よろしいですか?」と、
確認する形にしておけると、
スムーズです。

目新しい項目は、ないかもしれませんが、
意外と確認できていない、
参加者全員と握れていないまま、
ディスカッションに突入して
いってしまうこと、多いように思います。

「場をデザインする5つの要素」を
確認するだけでも、
ダラダラとムダに長い会議に
ならずに済みますよ!

ぜひ、取り入れてみてくださいね。

本日の問いかけ「場をデザインする5つの要素」、実践されてますか?

理想に向かって、仲間と一緒に、
ワクワク進む、幸せな組織創り、
応援しています\(^o^)/

追伸:どうして、セミナー会場に
たどり着けたかと言いますと、
駅員さんに、iPadお借りしました。

さらに、講座中は、別の参加者に、
スライドの写真を撮って頂いたりと、
感謝しまくりの1日となりました。

疑問質問、ご相談がございましたら、
お気軽に、お問い合わせ下さい(*^_^*)
感想も、お待ちしております♪♪

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