【day484】

こんにちは！

ワクワク働きたい組織づくりの専門家、
ビジネスコーチの大図美由紀です^ ^

本日も、ブログをお読み頂き、
ありがとうございます。

売上を伸ばしたいが、
現状の社員や体制では、
これ以上対応しきれない。

営業に、商品開発に、
力を入れていきたいが、
とても余力がない。

新規事業も考えないと、
このままじゃ先細り。
しかし、取り組む時間もない。

お客様からのクレームも多く、
品質向上の対策を取りたいが、進まない。

社員育成や採用も、
もっと力を入れていきたいが、
追いつかない。

月次決算の精度を上げたり、
資金繰りの調整もしなければ。

アレもコレもやりたいけれど、
いっぱいいっぱい。

経営者の悩みは、尽きないと思います。

と悩まれる経営者の方に、よくお会いします。

人間は、１日に６万回思考していると言われています。

意欲があり、好奇心も強い経営者であれば、ビジョン実現や業績向上に向けたアイディアも、たくさん湧いてくるでしょう。

向上心が高く、慎重な経営者であれば、現在の会社の状況から、解決すべき問題が、いくらでもあるという状態でしょう。

私のクライアントさんたちも、いつも、前のめりで、様々なことを考えていらして、素晴らしいなと尊敬することばかりです。

しかし、素晴らしいアイディアも、頭の中に、ごちゃごちゃとあるだけでは、行動を助けてくれるというより、決断するのが遅くなり、実践が遅れたり、危機意識から、焦る気持ちが膨らんでしまったりもします。

そこで、今現在、会社が取り組むべき課題は何で、何をどういう順番で進めていったらいいかを考えるのに、とってもオススメなのが、フセンを使って整理をする方法です。

私のクライアントさんには、このやり方で、頭を整理してもらっています。

すると、いろんなことを、どんどん実現していかれるようになります。

１年かかると見込んでいた事業計画の９０％が３ヶ月で達成するようなことも、続出です。

フセンは、経営者の頭の中に溢れるたくさんの思考を、整理するのに、とっても有効で便利なツールなんです。

【１】全部書き出して見える化する

さて、計画を立てていく時は、どんなアイディアや選択肢があるのか、頭の中にあるものを、全部、外に出してしまうことから、始めます。拡散と収束の拡散ですね。

頭の中に、気になっていることがあると、それらが、頭の中で、エンドレスに、ぐるぐると回って、すごくたくさんある気がしてしまいますけど、外に出して、見える化することで、扱うことができるようになるんですね。

それでは、始めましょう！

まず、紙とフセンとペンを用意します。

「やりたいこと」「やらなければならないこと」「気になっていること」などを、１つのフセンに、１つずつで、全部、書き出してみます。

１００個でも、２００個でも、とにかく全部、頭に浮かんだことを、片っ端から書き出します。この時点では、「これは書いた方がいいかな？いらないかな？」と選びません。

選ぶのは、後からやりますので、ペンを止めずに、ひたすら書き続けます。

例えば、「経営計画発表会をしたい」「５S（整理・整頓・清掃・清潔・躾（しつけ）」「売上○○円」「品質向上」「新規事業立ち上げ」「管理職の育成」「朝会で社員から意見がでない」「若手社員の技術力向上」「○○さんが、成長しなくて困った」「お客様からのクレームが多すぎる」「オフィス移転」「設備投資」「資金繰り」「月次決算」などなど。

字は、自分が分かればいいので、キレイに書こうとしなくて、OKです。

また、「クレーム対応」「幹部育成」など、単語でも、大丈夫です。

サイズ感が違うものが、混在していても、大丈夫です。例えば、「人事制度を見直す」「○○さんの給与」「決算賞与」「社員のキャリアプラン」など。

「これ以上出てこない！」となるまで、出しきります。

このステップでは、全部出しきることが、とても大事です。

この時点で、頭も心も、スッキリする方も、多いです。

と、思ったより少なかったという方も、いらっしゃいます。

という方も、いらっしゃいます。

どちらにしても、頭の中にあった雑多なもの、漠然としたものが、外に出て、客観的にも目で見える形になっただけで、安心したり、スッキリするものです。

人は、どんな時、不安になるのかというと、実態を把握できない、終わりが見えない時なんです。

【２】時間軸と重要度で整理する

では、全部書き出し、見える化して、扱いやすくなったところで、整理していきます。拡散と収束の収束ですね。

いよいよ手を付ける順番を決めていきます。

時間軸と重要度で、並べます。

紙を用意して、下図のように、「未来」「現在」の文字と矢印を書きます。

そして、その紙に、１つ１つフセンを、置いていきます。

早くやるのが、手前の「現在」寄りで、まだ先でいいのは、「未来」寄りです。

重要なものは、中心のラインの上に。逆に、重要度の低いものは、紙のはじっこの方に、置きます。

フセンは、一度置いても、貼り直すことができるので、便利ですね。

置いていくうちに、「どれも、急ぎで対応しなくちゃならないし、重要なんだよな。」と、どうしても、同じ位置に置きたくなるものも、出てくるかもしれません。

そうなった場合は、実際、全く同時にやるというのは、難しいですので、「敢えて、順番をつけるとしたら」で、必ず、順番をつけるように置いていきます。

いきなり正解を出そうとし過ぎず、仮でいいので、まず置いてみる。置いてみてから、調整するのが、オススメです。

どうしても順番がつけられない場合、１つのタスクを分割するのも、ありです。例えば、「人事制度構築」だとしたら、「他社について調べる」「社員へのヒアリング」「評価項目の設定」「新しい人事制度での給与試算」などと、分割できますね。

かなりスッキリしたのでは、ないでしょうか。

フセンを使うと、視覚や手を使うので、大脳新皮質の思考だけでなく、直感力を使えますので、しっくりくる、腑に落ちる決断がしやすいんです。

私も、毎日、フセンを使って、タスク整理をしています。フセンがないと、すぐに、頭も心もいっぱいいっぱいになって、動けなくなると思います。笑

脳の容量を、タスクを、覚えていることに使うのではなく、創造的なことや、決断するエネルギーに使いたいですよね。

【３】なぜ、フセンがいいのか？

①フセンは、気軽にやり直しができます。
紙に直接書き出してしまうと、やり直しができません。また、いろいろなパターンでの検証が、容易にできます。

②好きな位置に貼ることができます。
枠線などが多い決まったフォーマットですと、フセン同士の距離感など、頭の中のイメージを、そのまんま、目の前で再現することで、脳に無駄なエネルギーを使わせず、直感的に判断できるようになります。

③短い言葉で表現できる。
フセンの大きさの制約が生まれますので、考えていることに、短いラベルを貼ることができます。

④五感を刺激する。直感を使える。
目で見て、手を動かすことで、直感力をフル稼働させることができます。

今の時代、ITも進化していますので、Webやスマホ等を使うのもアリなのですが、以前、「人間の脳は、PCに対応するまで、進化していない」と聞いたことがあります。

どういうことかと言いますと、書類をPC上で作った時には、誤字脱字に気付かなかったけれど、印刷して、紙の書類を眺めると、気付くことがあるのは、そういうことだそうです。

私も、感覚としては、キーボードを打つより、ペンで、フセンに書く方が、ひらめきやすいように思います。

【４】まとめ

フセンを使ったアクションプランの作成、いかがでしたでしょうか？

漠然としていたものが、具体的に細分化されて、誰に何をお任せするのかが、明確になると、「できる感」も上がりますし、進んでいくことが、リアルにイメージできると、「やりたい感」も上がります。

会社という船のキャプテンである、経営者が見ている航海図（未来）が、スッキリとすると、さらに、自信をもって、舵をきることができるようになります。

また、やるべきことが、経営者の頭の中だけに、あるのではなく、外に可視化されていることで、社員とも共有し、議論がしやすくなります。

目標達成への道筋を具体的に、社員と共有することで、「社長は、こう考えてるんだ」と分かり、社員たちも、言われたことをやるだけでなく、自分たちで考え、発言し、行動することができるようになっていきます。

クライアントさんから、

などなど、嬉しい報告をもらっています。

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コーチがファシリテーションをすれば、
モチロン、精度はグンと上がりますが、
セルフでやっても、相当の効果があります。

ぜひ、試してみてくださいね。

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