超簡単！全員が積極的に発言できる会議のコツ

【day2054】

こんにちは！

ワクワク働きたい組織づくりパートナー、
ビジネスコーチの大図美由紀です^ ^

本日も、ブログをお読みいただき、
ありがとうございます。

クライアントさま先で、新しいプロジェクトがスタート。

昨日は、キックオフミーティングをサポートしてきました。

メンバーは、20代で入社したばかりの新人さんから社長までと、多様です。

社歴や職歴に差があるメンバーが揃うと、どうしてもベテラン勢の声が大きくなりがちです。

私は、今でこそ会議進行のプロですが、コミュニケーションを学ぶ前は、会議が苦手＆キライでした。

なぜなら、辛いからです。

上長がたくさん話をして、他のメンバーは聞くだけとか。

発言したら「そんなんムリだよ」と否定されて、重苦しい雰囲気になったり。

会議と言えば「忍耐」や「針のむしろ」というイメージでした。

ところが、今では楽しみで仕方がありません。

たくさんの面白いアイディアが飛び出したり、みんなの意見を合わせていくプロセス、笑顔で始まり笑顔で終わる、決して自分１人では生み出すことができない成果物などなど、いずれも会議だから起こることです。

会議は、楽しく有意義な時間です。

昨日の会議も、全員が発言を積極的に行い、「これからも楽しみ！」と笑顔でいい感じに終わりました。

そんな会議の進め方のコツはイロイロあるのですが、本日は、簡単にできて効果が高いものを１つご紹介いたします。

チェックインです。

ご存知でしょうか？

チェックインは、会議に参加するメンバーの関係性の質を高め、アウトプットの質を高められる、とてもいいプチ実習です。

チェックインをするかしないかで、会議の生産性が全然変わってきますので、必ず行っています。

では、チェックインとは、何をするのか？

会議のスタート時に、１人ずつ順番に１人１分程度で、近況と今の気持ちを話していきます。

近況の内容は、お仕事のことでもプライベートのことでも、大丈夫です。

会議直前に起こったことでもいいですし、前回の会議から今回までの間でしたら、大丈夫です。

例えば、「昨日、お客様のところを訪問したら、○○ないいことがあって、、、」や「週末、子供と家で遊んでいたら、、、」など、何でもOKです。

なぜ、チェックインをすると、会議の質が高まるのか？

チェックインには、大きく３つの効果があります。

 

まず、１つ目は、集中力アップ。

話をするご本人にとって、今までの時間とこれからの時間を切り分けて集中していける効果があります。

例えば、会議の直前に失敗をやらかしてしまって、落ち込んでいた。

それを口にだすことで、気持ちが少しスッキリして、気持ちが落ち着き、これからの会議に集中していけるようになってきます。

 

つぎに、２つ目は、安心感アップ。

話す人の状況が分かって、周りの人が安心出来るんですね。

例えば、眉間に皺がよって不機嫌そうな顔をしている人がいるとします。

近況を聞いていないと、周りの人は「なんで、あの人怒ってるんだろう？」や「私、何かやらかしてしまったかしら？」とソワソワしてしまうかもしれません。

ところが、その人が、「実は、今朝から、お腹の調子が悪くて、、、」と話してくれれば、周りの人は、「そういうことだったか」と理由が分かって、安心することができます。

 

最後に、３つ目は、一体感アップ。

そこにいるメンバー全員で、背景や気持ちを共有できることで、一体感が生まれるんですね。

例えば、「昨日、お客様から感謝の言葉を頂いたんです！！」と喜びを共有できます。

「先週は、締め切り前の残業続きで、ヘトヘトだったんですけど、、、」と大変な状況の中にも、奮闘している状況を共有することで、チームとしての一体感が生まれてきます。

 

そして、会議スタート時に、全員が発言することになるので、発言することへのハードルも下がります。

実際、昨日も、チェックインで盛り上がり、あっという間にリラックス＆前向きないい雰囲気になりました。

ぜひ、試してみてください。

もう一段飛躍したい、社員さんをもっと生かしたい、そんな経営者を応援しています！