続・繰り返される「やらかし」を解決する方法その１

【day2014】

こんにちは！

ワクワク働きたい組織づくりパートナー、
ビジネスコーチの大図美由紀です^ ^

本日も、ブログをお読みいただき、
ありがとうございます。

本日は、一昨日のブログ「繰り返される『やらかし』を解決する方法その１」の続編です。

一昨日は、社員さんの「ちょっと困ったなー」「いつもやらかしてるんだよなー」を解決する方法をお伝えさせていただきました。

社員さんの「ちょっと困ったなー」「いつもやらかしてるんだよなー」は、例えば、

ですね。

弱みを克服する工夫にはさまざまありますが、その中の１つから「事象が発生した時ではなく、それ以前の行動を遡って、行動を変化させる」をご紹介しました。

その後、ブログを読まれた経営者の方から、

とご質問をいただきました。

ありがとうございます！

実は、対策のアイディアは、無限にあります。

そして、人によって、現場によって、業務によって、会社によって、何がいいかも違ってきます。

そこで、「事象が発生した時ではなく、それ以前の行動を遡って、行動を変化させる」プロセスを、もう少し具体的に掘り下げて書いていきますね。

ある製造業の会社を想定してみます。

事務所と工場があり、事務所で受発注業務をしている。

ある日のこと、事務所の社員さんによる「仕入れ商品の納品があったら、受発注の管理システムに情報入力をする」業務が漏れてしまったとします。

こういう時、よくあるのは、

と指摘する。

すると、社員さんが、

と反省する。

しかし、その後も、変わらず、度々同じようなことが起こる。

あるあるですよね～。

「注意」「気をつけて」「ちゃんと」「意識」などは大事なんですけれど、この抽象度のままですと、行動が変わらないんですね。

そこで、事象が発生する前の行動を遡って追体験していきます。

事象が発生する前の「行動」を追体験して、言語化したものを書き出します。

時系列で「行動１⇒行動２⇒行動３⇒やらかし事象」だとしたら、「やらかし事象⇒行動３⇒行動２⇒行動１」と遡っていきます。

合わせて、「思考・感情・出来事」もイメージしてください。

思考は「何を考えていたから、そういう行動になったのか？」が分かります。

感情は、焦っている、つまらない、ワクワクしているでは、違うことが起こります。

目線やどんな風に動いたのかなども、解決策を見つけるヒントになります。

少々端折って書きますが、こんな感じです。

＜行動６＞いつもは、受発注の管理システムに納品日を入力後、「工場に納品書をファックス」している。

⇒先日やらかした時は、急いで工場に連絡しないといけなかったから、工場に納品書を先にファックスしたんだった！

＜行動５＞同時に「発注書にチェックを入れる」

＜行動４＞同時に「納品書をファイルする」

⇒そう言えば、「発注書にチェック」「納品書をファイル」「管理システムに入力」「工場にファックス」は、同時だけど順番は決めていない。

⇒作業中に電話がなって、作業が中断されることもある。

＜行動３＞倉庫に行って、運送会社の人立ち会いの下、納品された仕入れ商品のダンボールの数と品目を確認して、配送伝票に判を押す。

＜行動２＞運送会社の人がトラックで仕入れ商品を倉庫に入れる。

＜行動１＞運送会社の人が事務所に寄って、納品伝票を持ってきてくれる。

みたいな感じです。

漏れないようにできそうな方法、これだけでもイロイロありそうですよね！

・「発注書にチェック」「納品書をファイル」「管理システムに入力」「工場にファックス」の順番を決めておく。

・その順番の１番は「工場にファックス」にすると、良さそうです。平時でも急ぎでも順番が変わらないからです。

・行動のチェックリストをつくるのもいいかも。

・電話など他の緊急案件が入った時は、作業途中用のトレーを用意しておいて、未完了の書類が分かるようにしておくのも良さそうです。

・「工場にファックス」以外はすぐにやらなくてもいいのであれば、入力する時間を決めて、まとめてやってもいいかもしれません。

他にも有効そうなのは、

・ダブルチェックを同僚や上司にいれてもらう。

・管理システムのショートカットをPCデスクトップにつくるなど、目につきやすい環境をつくっておく。

これらはすぐにできますね。

さらに、行動の時間軸＆空間軸を広げて出せば、

・急いで「工場にファックス」を送らなければならないような状況を回避できないか？

⇒当該社員さんの業務量やタスク管理の問題か？業務分担の問題か？焦りがちなどセルフマネジメントの問題か？工場側の業務フローの共有不足か？

⇒工場側の工程管理の問題か？

⇒お客様や仕入れ先の問題か？彼らとのやりとり上の問題か？配送システムの問題か？

・管理システムを工場でも見れるようにして、「工場にファックス」を省けないか。行動は少ない方が漏れは起きにくいです。

・「発注書にチェック」も省けないかな？

・納品は、事務所ではなく、工場の人に立ち会ってもらうもアリ？

・協力会社さんとの書類は、紙ではなく電子データでのやりとりにできないか？

など、考えられそうです。

繰り返される「やらかし」を解決する方法その１「事象が発生した時ではなく、それ以前の行動を遡って、行動を変化させる」でした。

ぜひ、やってみてください。

やらかしを解決する方法は、他にもイロイロありますので、またの機会にご紹介させてください。

もう一段飛躍したい、社員さんをもっと生かしたい、そんな経営者を応援しています！