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クオリティタイムを増やすためにすべきことは?

2021.09.24 by 大図美由紀

【day1333】

こんにちは!

ワクワク働きたい組織づくりパートナー、
ビジネスコーチの大図美由紀です^ ^

本日も、ブログをお読み頂き
ありがとうございます。

ここのところ、やりたいことが多くて、カッツカツです。

この夏から学び始めたチームビルディング講座の課題に、思いの外、時間をとられているためです。

目の前のクライアントさんには迷惑がかからない、将来に向けた仕込みのお仕事にじわじわ遅れがでています。

正直、24時間戦えるジャパニーズビジネスマンな身体がほしいです。笑

とは言え、願っても手に入るものではないので、思い切って、ニュースチェックの時間を削ってみました。

最近、時事ネタがブログに登場しないのは、そういう理由です。苦笑

タイムマネジメントはまぁまぁ得意な方だと思うのですが、「適切な時間の使い方ができているか?」ちょいちょい見直しが必要ですね。

そこで、本日は、クオリティタイムを確保するタイムマネジメント術をお伝えいたします。

クオリティタイムは、経営者の生命線とも言えるくらい大事な時間です。

スティーブン・R. コヴィー氏の「7つの習慣」に登場する時間管理のマトリックスを使って考えていきますね。

時間管理のマトリックスとは、全てのタスクを、重要と緊急を軸にして4つの領域に分けて考えます。

クオリティタイムは、第2領域のことです。

それぞれの領域について、簡単に説明しますと、次のようになります。

第1領域(緊急度・高 重要度・高)
やらないと、大きな損失がでるようなこと
・せっぱ詰まった問題やトラブル
・納期が差し迫ったプロジェクト

第2領域(緊急度・低 重要度・高)
自分の将来へ向けて、備えとなること
・準備や計画
・人間関係作り
大事なことですが、期限がないので
ついつい後回しにしてしまいがちです。

第3領域(緊急度・高 重要度・低)
他の人に依頼できるなら、整理すべきこと
・不必要な報告書
・重要でない会議
・急ぎのメール、電話、雑事

第4領域(無駄:緊急度・低 重要度・低)
やらなくてもいいかもしれないこと
・暇つぶし
・多くのテレビ

では、実習です!

あなたが抱えている全タスクをフセンに書き出して、どの領域にあたるか、4分割した紙に貼ってみて下さい。

いかがでしたでしょうか?

理想の時間の使い方は、
第1領域 20~30%
第2領域 60~80%
第3領域 残り
第4領域 0%
と言われています。

第2領域がクオリティタイムですので、多ければ多いほどいいです。

それでは、第2領域を増やすためには、どうしたらいいでしょうか?

忙しい人は、大抵、第1領域が多いです。

うっかりやりがちなのは、ムダだからと言って、第4領域を減らそうとします。

ですが、やりすぎは、危険です。

忙しいのに、息抜きが出来なくなって、メンタルがやられることもあります。

まず、取り組むべきは、第1領域を減らしていくこと!

それでは、どうしましょうか?

第3領域のタスクを、他人にお任せすることから始めると上手くいきます。

他人にお任せ出来るものがないという方、タスクをさらに小さく分割してみると、いかがでしょうか?

また、お任せまではできなくても、相談できそうな人は、いませんか?

そして、空いた時間で、第1領域の対応をしながら、第4領域の割合を減らしていきます。

ぜひ、やってみてください。

スッキリすると思います!

タイムマネジメントやタスクマネジメントの注意点を、1つだけ。

自分の人生の目的(ビジョン、価値観等)が明確ではない方は、こちらを明確にすることから、始めることをオススメします。

行先が定まらないまま、タイムマネジメントやタスクマネジメントをしてしまうと、違う方向(本当は行きたいところではなかった)に全速力で走ってしまうということにもなりかねませんので。

時間は、人間に与えられたリソース(資源)の中で、失われたら取り戻せない、唯一のものだと考えています。

自分の時間は、自分の命ですから、大切に使いたいですね。

もう一段飛躍したい、社員さんをもっと生かしたい、そんな経営者を応援しています!

本日の問いかけクオリティタイムを増やすために、何をしてみましょうか?

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