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伝え方をちょっと変えたら残業が減った事例

2020.11.01 by 大図 美由紀

【day1009】

こんにちは!

ワクワク働きたい組織づくりパートナー、
ビジネスコーチの大図美由紀です^ ^

本日も、ブログをお読み頂き、
ありがとうございます。

社長
社員にいくら言っても、意識が変わらない。行動してもらえないんです。

は、多いお困りごとの1つです。

私が、サポートする会社は、医療や建築・建設など、職人気質の方が多いです。

ですので、経営者や管理職の方も、お仕事の中で磨かれてきたご自身の感覚を大事にされていらっしゃる方が、多いです。

ご自身がパフォーマーとして自分の力を発揮する分には、自分の感覚を大事に「とにかく頑張る」「やれるだけやる」は、いい成果が出るでしょう。

しかし、部下をマネジメントしていくに当たっては、これでは伝わりません。

相手に伝わる伝え方をしていく必要があります。

以前、顧問先のある部長が、部署全体の残業が多くて、困っていました。

部長はプレイングマネージャーで、部の中で誰よりも業務を背負って、いっぱいいっぱいになっている状態でした。

そこで、部署全体の残業を減らす相談にのりました。

大図
残業を減らすために、今まで、どんなことされてきましたか?
部長
とにかく残業を減らして早帰りしようって、みんなに言ってるんですけどねー。

どうやら「減らそう!」と言っているだけのようでした。

上司が言っていることが、部下に伝わらない場合、指示が抽象的になっていることが、多いです。

今回のケースも、いつまでにどのくらい減らせばいいのかが、曖昧でした。

大図
今、みなさんは、どのくらい残業されていて、どのくらいの時間にまで、もっていきたいんですか?
部長
今はだいたい〇〇時間くらいですかね。理想は、まぁ、定時帰りですけど。

そこで、理想の状態、部署の月の残業の合計時間が、いくつになればいいのか、それをいつ達成するのか、どのようなペースで達成するのかを決めていきました。

まずは、部署全体の目標が、決まりました。

チームの目標設定のコツもあるのですが、長くなりそうですので、またの機会にしますね。

次に、部員さんには、部署全体の目標を伝えると同時に、個人の目標を分割して伝えました。

「1日〇時間以内に抑えること。」

モチロン、多い日、少ない日も出てくると思いますので、平均でOK。

さらに、残業時間を書き込む一覧表を作って、事務所の壁に貼り、帰り際に書き込んでもらうようにしました。

毎日、書き込む行動で、個人の意識づけが強化されます。

しかも、早帰りできた時は、自分の成果を目で確認することができます。

自分が、頑張ったことが、記録として残っていきます。

また、一覧表にして、見えるところに貼っているので、みんなが、どれくらい頑張っているかも、分かるようになります。

自分だけ足を引っ張れないなとなります。

こうして、

1.具体的な小さな目標を設定し、
2.見える化して、
3.仲間と共有されるようにした

だけでも、残業が減っていきました。

その後、他にも、業務を効率化していくためのアイディアを、みんなで話し合いながら出し、さまざまな実践をしていきました。

コロナ禍でも、業務効率化を進めたり、新しいアイディアもドンドン出しながら、活気のある雰囲気です。

ドンドン行動して、目標が達成されて、喜びあってのサイクルが回れば、仕事は楽しくなりますよね。

先日、中途入社の新入社員さんと面談をした際には、

新入社員
こちらの会社は、コミュニケーションが取れてて、素晴らしいですよね。

とおっしゃっていただきました。

とても嬉しかったです。

もっともっとチームを育てる喜び、一緒に達成感を感じる喜びを味わう人が、増えますように。

御社も試してみてくださいね。

本日の問いかけ社員に伝えたいことがより伝わるように、何をしてみましょうか?
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