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キャパオーバーな社員がたった1つのコツで仕事が速くなった話

2023.06.28 by 大図美由紀

【day1978】

こんにちは!

ワクワク働きたい組織づくりパートナー、
ビジネスコーチの大図美由紀です^ ^

本日も、ブログをお読みいただき、
ありがとうございます。

GW明けに、コロナが5類移行してから、もうすぐ2ヶ月。

コロナ禍前と同じくらい、人が街に増えましたかね。

オンラインとリアルの予定が混在して、かなり詰め込んでるかなという今日この頃です。

おかげさまで、充実の時間を過ごしているのですが、上手くタスク管理をしていかないとキャパオーバーになりそうです。

タスク管理が得意でよかったです!

とは言え、昔から、タスク管理が得意だったわけではなく、イロイロ手法を学び、上手くいくやり方を見つけて、得意になりました。

今では、五感思考マネジメントの講座や、クライアントさんたちに、タスク管理のやり方をお伝えしては、成果がでると重宝いただいています。

本日は、タスク管理が苦手で、キャパオーバーになっていた社員さんが、ドンドン仕事を進められるようになったお話です。

タスク管理が苦手な人の多くが、詰まっている理由は、このポイントをおさえていないからです。

たった1つのことを実践するだけで、タスク管理上手になれてしまいます。

先日、クライアントさま先で、キャパオーバーになっているリーダーと、

1. 抱えているタスクを全部フセンに書き出す。

2.優先順位順に並べる。

3.各タスクに所要見込み時間を書き込む。

4.スケジュール帳に貼り付けていく。

5.その通りに進めた場合のシミュレーションを頭の中でする。

の順で、タスク整理をしていきました。

ここまでタスク整理をしたところで、

大図
このスケジュールで大丈夫そうですか?

と質問してみました。

すると、

リーダー
うーーーん。

と浮かない顔をしています。

そこで、続けて、質問をしました。

大図
どの辺が気になりますか?

リーダー
実は、これ、何をするか、よく分かってないんです。

と、あるタスクが書かれたフセンを指さしました。

彼の指先には、「イベントの準備(1時間)」と書かれたフセンがありました。

大図
なるほど!では、今、何しようと思ってるんですか?分かっていることを、書き出してみましょうか。

と頭の中にあることを書きだしました。

「今候補に出ている会場に、仮予約の電話をする」

「他の会場もネットで調べる」

「企画書を書く」

「前回のイベント担当者に、段取りを確認する」

と出てきました。

リーダー
こんな感じかな?

大図
どうですか?

リーダー
そうですね!ここからですね!!もう、分からないことは、聞くしかないですし。

大図
いいですね!今、「分かっていること」と「分からないこと」が分かって、良かったです。

 

「なかなか取り掛かれない仕事がある」

「常に、未完了タスクがいっぱい」

「スケジュールどおりに終わらないことが多い」

など、タスク管理が苦手な方は、自分が取り組むタスクが具体的になっていない場合が、多いです。

頭の中で行動している自分がイメージできていないんですね。

タスク整理をする時は、取り掛かる時に考えなくて済む、「スケジュールを決めたら、後はやるだけ!」の具体的な行動レベルまで、落としてしまいましょう。

次にご紹介する「行動の6つの条件」を使って、行動できるレベルまで落とし込みができているか、確認してみてください。

❶ 具体的 (思い、態度、やる気、情熱などでなく)
『それって、具体的な行動?』
『いつ? どこで? 誰と? 何を? どのように?』

❷ 自律的 (自分でできる)
『それは自分でできる行動?』

❸ 明確 (目に見える)
『その行動は、目に見えてはっきりしてる?』

❹ 測定可能 (測れる)
『その行動は、回数や量を測れる?』

❺ 妥当性がある (実現可能だと納得できる)
『その行動は、現実性がある?』

❻ 即時的 (この1週間でできる)
『それは、今週中にできる行動?』

やり手の方ほど、いろいろとアイディアが浮かんできて、やりたいけど、やれてない案件が、積み残りがちです。

能力が高い方ほど、たくさんのお仕事を、抱えがちです。

タスクの細分化、ぜひ、試してみてください。

ご自身でも、社員さんへの関わりにも、オススメです。

もう一段飛躍したい、社員さんをもっと生かしたい、そんな経営者を応援しています!

本日の問いかけ あなたのスケジュール帳のタスクは、「後はやるだけ」レベルまで、具体的になっていますか?

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