キャパオーバーな社員がたった１つのコツで仕事が速くなった話

【day1978】

こんにちは！

ワクワク働きたい組織づくりパートナー、
ビジネスコーチの大図美由紀です^ ^

本日も、ブログをお読みいただき、
ありがとうございます。

GW明けに、コロナが５類移行してから、もうすぐ２ヶ月。

コロナ禍前と同じくらい、人が街に増えましたかね。

オンラインとリアルの予定が混在して、かなり詰め込んでるかなという今日この頃です。

おかげさまで、充実の時間を過ごしているのですが、上手くタスク管理をしていかないとキャパオーバーになりそうです。

タスク管理が得意でよかったです！

とは言え、昔から、タスク管理が得意だったわけではなく、イロイロ手法を学び、上手くいくやり方を見つけて、得意になりました。

今では、五感思考マネジメントの講座や、クライアントさんたちに、タスク管理のやり方をお伝えしては、成果がでると重宝いただいています。

本日は、タスク管理が苦手で、キャパオーバーになっていた社員さんが、ドンドン仕事を進められるようになったお話です。

タスク管理が苦手な人の多くが、詰まっている理由は、このポイントをおさえていないからです。

たった１つのことを実践するだけで、タスク管理上手になれてしまいます。

先日、クライアントさま先で、キャパオーバーになっているリーダーと、

１． 抱えているタスクを全部フセンに書き出す。

２．優先順位順に並べる。

３．各タスクに所要見込み時間を書き込む。

４．スケジュール帳に貼り付けていく。

５．その通りに進めた場合のシミュレーションを頭の中でする。

の順で、タスク整理をしていきました。

ここまでタスク整理をしたところで、

と質問してみました。

すると、

と浮かない顔をしています。

そこで、続けて、質問をしました。

と、あるタスクが書かれたフセンを指さしました。

彼の指先には、「イベントの準備（１時間）」と書かれたフセンがありました。

と頭の中にあることを書きだしました。

「今候補に出ている会場に、仮予約の電話をする」

「他の会場もネットで調べる」

「企画書を書く」

「前回のイベント担当者に、段取りを確認する」

と出てきました。

 

「なかなか取り掛かれない仕事がある」

「常に、未完了タスクがいっぱい」

「スケジュールどおりに終わらないことが多い」

など、タスク管理が苦手な方は、自分が取り組むタスクが具体的になっていない場合が、多いです。

頭の中で行動している自分がイメージできていないんですね。

タスク整理をする時は、取り掛かる時に考えなくて済む、「スケジュールを決めたら、後はやるだけ！」の具体的な行動レベルまで、落としてしまいましょう。

次にご紹介する「行動の6つの条件」を使って、行動できるレベルまで落とし込みができているか、確認してみてください。

❶ 具体的 （思い、態度、やる気、情熱などでなく）
『それって、具体的な行動？』
『いつ？ どこで？ 誰と？ 何を？ どのように？』

❷ 自律的 （自分でできる）
『それは自分でできる行動？』

❸ 明確 （目に見える）
『その行動は、目に見えてはっきりしてる？』

❹ 測定可能 （測れる）
『その行動は、回数や量を測れる？』

❺ 妥当性がある （実現可能だと納得できる）
『その行動は、現実性がある？』

❻ 即時的 （この1週間でできる）
『それは、今週中にできる行動？』

やり手の方ほど、いろいろとアイディアが浮かんできて、やりたいけど、やれてない案件が、積み残りがちです。

能力が高い方ほど、たくさんのお仕事を、抱えがちです。

タスクの細分化、ぜひ、試してみてください。

ご自身でも、社員さんへの関わりにも、オススメです。

もう一段飛躍したい、社員さんをもっと生かしたい、そんな経営者を応援しています！