グダグダな会議を避ける５つの準備ポイント

【day1814】

こんにちは！

ワクワク働きたい組織づくりパートナー、
ビジネスコーチの大図美由紀です^ ^

本日も、ブログをお読みいただき、
ありがとうございます。

先日、新しいクライアントさま先で会議進行のサポートをさせていただきました。

すると、

とおっしゃっていただきました。

事前に伺っていたお悩みとしては、

でした。

会議をどのように進めているのかを伺ったら、なんとなく始まって、なんとなく進行していらっしゃいました。

まぁ、会議進行のやり方を教わる機会って、なかなかないですものね。

会議進行については、イロイロなコツがあるのですが、ズバリ、準備８割です！

準備なく臨めば、グタグダになってしまうのは、しょうがないですね。

そこで、本日は、会議をするとなったら、決めておきたい「会議デザイン５つの要素」をご紹介です。

この５つの要素は、最低限決めておきたいことであり、最も基本となる部分です。

ですが、曖昧なまま会議に突入してしまっているケースもかなり見受けられます。

ぜひ、ここで押さえていただき、実践されてみてください。

１．目的
何のため、狙い、使命

例）何のために、その議題について話し合いますか？

２．目標
何を・どこまで、目指す姿、達成水準

例）今回の会議の終了時には、何が決定されていればいいですか？

３．進め方とスケジュール
手順、やり方、時間配分

例）どのように進めますか？

４．メンバーとその役割
参加者決定、役割分担

例）誰を参加者としますか？
役割分担をどうしますか？

役割分担とは、進行役、板書担当、議事録作成者、タイムキーパーなど、ですね。

５．ルールと方針
決めごと、約束、規範

例）どんな決めごとが必要ですか？

例えば、
・批判禁止
・人の話をよく聞く
など、ですね。

この「会議デザイン５つの要素」は、会議の場でゼロから決めていくというよりも、会議の進行役が案を事前に準備し、当日、参加者に対して「こちらでよろしいですか？」と確認する形にしておけると、スムーズです。

目新しい項目はないかもしれませんが、意外と確認できていない、参加者全員と握れていないまま、ディスカッションに突入していってしまうこと、多いように思います。

「会議デザイン５つの要素」を確認するだけでも、ダラダラとムダに長い会議にならずに済みますよ！

ちなみに、リモート会議は、リアルの会議以上に準備次第で会議の質が変わります！

ぜひ、取り入れてみてくださいね。

もう一段飛躍したい、社員さんをもっと生かしたい、そんな経営者を応援しています！

追伸：本日は、「五感思考マネジメント実践講座」４期！

目標設定がテーマです。

ワクワクして達成したくてたまらない目標設定方法をお伝えしてきます。

楽しみです＼(^o^)／