会議の生産性は準備で決まる！５つのポイント

【五感思考day2203】

こんにちは！

ワクワク働きたい組織づくりパートナー、
ビジネスコーチの大図美由紀です^ ^

本日も、ブログをお読みいただき、
ありがとうございます。

先日、新しいクライアントさま先で会議進行のサポートをさせていただきました。

すると、

とおっしゃっていただきました。

事前に伺っていたお悩みとしては、

でした。

会議をどのように進めているのかを伺ったら、なんとなく始まって、なんとなく進行していらっしゃいました。

まぁ、会議進行のやり方を教わる機会って、なかなかないですものね。

会議進行については、イロイロなコツがあるのですが、ズバリ、準備８割です！

準備なく臨めば、グタグダになってしまうのは仕方がないですね。

そこで、本日は、会議をするとなったら決めておきたい「会議デザイン５つの要素」をご紹介です。

この５つの要素は、最低限決めておきたいことであり、最も基本となる部分です。

ですが、曖昧なまま会議に突入してしまっているケースもかなり見受けられます。

ぜひ、ここで押さえていただき、実践されてみてください。

１．目的
何のため、狙い、使命

例）何のために、その議題について話し合いますか？

２．目標
何を・どこまで、目指す姿、達成水準

例）今回の会議の終了時には、何が決定されていればいいですか？

３．進め方とスケジュール
手順、やり方、時間配分

例）どのように進めますか？

４．メンバーとその役割
参加者決定、役割分担

例）誰を参加者としますか？
役割分担をどうしますか？

役割分担とは、進行役、板書担当、議事録作成者、タイムキーパーなど、ですね。

５．ルールと方針
決めごと、約束、規範

例）どんな決めごとが必要ですか？

例えば、
・批判禁止
・人の話をよく聞く
など、ですね。

この「会議デザイン５つの要素」は、会議の場でゼロから決めていくというよりも、会議の進行役が案を事前に準備し、当日、参加者に対して「こちらでよろしいですか？」と確認する形にしておけると、スムーズです。

目新しい項目はないかもしれませんが、意外と確認できていない、参加者全員と握れていないまま、ディスカッションに突入していってしまうこと、多いように思います。

「会議デザイン５つの要素」を確認するだけでも、ダラダラとムダに長い会議にならずに済みますよ！

ちなみに、リモート会議は、リアルの会議以上に準備次第で会議の質が変わります！

ぜひ、取り入れてみてくださいね。

もう一段飛躍したい、社員さんをもっと生かしたい、そんな経営者を応援しています！