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たった1つのコツで、仕事に追われる人から、コントロール感を持って進められる人へ

2018.04.12 by 大図 美由紀

こんにちは!
ワクワク働いて、生産性を向上させる
組織を創る専門家、
ビジネスコーチの大図美由紀です^ ^

本日もブログをお読み頂き、
ありがとうございます。

昨日は、
「仕事のボリュームが増え、
通常のタスク管理能力の
キャパを超えたことで、
モチベーションが
上がらなくなっていた。」
というエピソードを、ご紹介しました。

昨日の記事は、こちら。

「モチベーションが上がらない」の本当の理由を探る方法

本日は、
タスク管理が苦手な多くの人は、
「こういうところが、オシイ!から、
上手くいかないんですよねー」
のポイントを、ご紹介です。

キャパオーバーになっているリーダーと、

1. 抱えているタスクを、
全部フセンに書き出す。

2.優先順位に、並べる。

3.各タスクに所要見込み時間を
書き込む。

4.スケジュール帳に、貼り付けていく。

5.その通りに進めた場合の
シミュレーションを、頭の中でする。

の順で、タスク整理をしていきました。

ここで、

大図
このスケジュールで、大丈夫そうですか?

と伺ったところ、

リーダー
うーーーん。

と浮かない顔をしています。

大図
どの辺が、気になりますか?

リーダー
実は、これ、何をするか、よく分かってないんです。

指した指の先には、
「イベントの準備(1時間)」
と書かれたフセンがありました。

大図
なるほど!では、今、何しようと思ってるんですか?
分かっていることを、書き出してみましょうか。

「今候補に出ている会場に、
仮予約の電話をする」

「他の会場も、ネットで調べる」

「企画書を書く」

「前回のイベント担当者に、
段取りを確認する」

と出てきました。

リーダー
こんな感じかな?

大図
どうですか?

リーダー
そうですね!ここからですね!!もう、分からないことは、聞くしかないですし。

大図
いいですね!今、「分かっていること」と「分からないこと」が分かって、良かったです。

「なかなか、取り掛かれない仕事がある」
「常に、未完了タスクがいっぱい。」
「スケジュールどおりに、
終わらないことが多い」
等々で、お悩みの方は、
タスクが、具体的になっていない場合が
多いです。

取り掛かるのに、考えなくて済む、
「スケジュールを決めたら、
後はやるだけ!」
の具体的な行動レベルまで、
落としてしまいましょう。

ちなみに、行動の6つの条件を、
ご紹介しますと、

❶ 具体的 (思い、態度、やる気、情熱などでなく)
『それって、具体的な行動?』
『いつ? どこで? 誰と? 何を? どのように?』

❷ 自律的 (自分でできる)
『それは自分でできる行動?』

❸ 明確 (目に見える)
『その行動は、目に見えてはっきりしてる?』

❹ 測定可能 (測れる)
『その行動は、回数や量を測れる?』

❺ 妥当性がある (実現可能だと納得できる)
『その行動は、現実性がある?』

❻ 即時的 (この1週間でできる)
『それは、今週中にできる行動?』

ぜひ、チェック用に、お使い下さいね。

やり手の方ほど、
いろいろとアイディアが浮かんできて、
やりたいけど、やれてない案件が
積み残っていたり、

能力が高い方ほど、
たくさんのお仕事を、
抱えていらっしゃるかと思います。

タスクの細分化、
ぜひ、お試し下さいませ。

ご自身でも、社員さんへの関わりにも、
オススメです。

本日の問いかけ: あなたのスケジュール帳のタスクは、
「後はやるだけ」レベルまで、具体的になっていますか?

理想に向かって、仲間と一緒に、
ワクワク進む、幸せな組織創り、
応援しています\(^o^)/

疑問質問、ご相談がございましたら、
お気軽に、お問い合わせ下さい(*^_^*)
感想も、お待ちしております♪♪

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