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会議でみんなに発言してもらいたい(リーダー奮闘記4)

2018.02.14 by 大図 美由紀

こんにちは!
「ワクワク働く」と「生産性」が両立する組織を創る専門家、
ビジネスコーチの大図美由紀です^ ^

本日もブログをお読み頂き、
ありがとうございます。

プロジェクトメンバーのやる気がなく、
どうしたらいいか分からなくて、
困っていた、あるプロジェクトリーダー
との取り組みのご紹介、続編です。

顧問先の企業さまに伺った際、
ある業務改善の
プロジェクトリーダーから、
ご相談を受けました。

ここまでの記事は、こちら。

うちのプロジェクトメンバー、やる気がないんです(リーダー奮闘記1)

メンバーのやらされ感をなんとかしたい方へ(リーダー奮闘記2)

周りにヤキモキ、イライラしてしまう方へ(リーダー奮闘記3)

次回のプロジェクトメンバーでのミーティングでは、リーダーが、プロジェクトの目的を伝え、それに対する、みんなの感想や意見を、もらおうとなりました。

さてさて、

リーダー
いつもみたいに、みんなから、発言がなかったら、どうしよう?

大図
グラウンドルールが、
とても便利ですよ!

リーダー
えっ?グラウンドルールって、何ですか?

大図
グラウンドルールっていうのは、会議をスムーズに進行するための会議の約束事ですね。
メンバーが気持ちよく参加出来るような場、より生産性が高くなるような場、場を整えるための項目を入れたりします。

例えば、私が、よく使うのは、
①「安心・安全・ポジティブな雰囲気で行う」
この反対は、「不安で、危険で、ネガティブ」ですよね。そんな雰囲気の中で、行われる会議には、参加したくないですよね。
ちなみに、安心・安全な場って、googleの調査でも、生産性の高いチームに必ず共通していたものが、「安心安全な雰囲気」だって結果が出てるんですよ。

リーダー
なるほどー。
大図
リーダーは、ミーティングが、どんな場になったらいいですか?

リーダー
今、一部の決まった人しか、発言がないから、みんなが、発言してくれたら、いいんですけど。
大図
では、②「本音で積極的に発言する」③「 建設的に協力し合う」とか。
批判的な雰囲気になっていて、発言が少なくなっている場合に、使ったりします。
職人気質のご年配の方が多い業界とか、よくありますね。
あとは、医療業界やITの障害対応などの人たちも、NGなところを指摘するのが、お仕事の人たちも、ダメ出しが得意になっているので、このルール、役に立ちます。

リーダー
あー!うちのメンバーは、ちょっと引っ込み思案が多いから、“積極的”とか”前向きに“とか、入れたいな。
大図
では、「積極的に発言する」「前向きに協力し合う」とか?

リーダー
いい気がします!!
そうだな、あとは、、、
大図
他には、④「間違っている人は誰もいない」
アイディアをどんどん出したい時とか、感想意見を述べあう時とかに使ったりします。
大体、みなさん、批判されたり、否定されたりするのが恐くて、意見を言わなくなってしまいますので。

リーダー
いろいろあるんですね!
いろいろ入れたくなっちゃうけど。
大図
最初は、3つぐらいから、スタートするといいですよ。
あんまり、多いと、結局、頭から抜けてしまって、せっかく、決めたルールも、守られなくなってしまうと、もったいないですので。

リーダー
じゃあ、
①積極的に発言する
②前向きに協力し合う
③安心・安全・ポジティブな雰囲気で行う
の3つにします!
リーダー
みんな、やってくれるかな?
大図
これも、目的を伝える時と、同じで、
これでいきたいけど、どう?って聞いてみて、
OKだったら、手を挙げてもらうといいです。
自分で、yesと言ったことは、守ろうとしてくれるものです。

また、決めた「グラウンドルール」は、資料に記載したり、
みんなから目に見えるところ、ホワイトボードに、書いておくといいですよ。
会議中、ずっと意識してもらいやすくなりますし、
もし、守らない人が出てきたら、コレコレって、指さして言えばいいですから。

リーダー
はい!ありがとうございます!!
やってみます。楽しみになってきました!!!

本日のチャレンジ課題:会議で、グラウンドルールを設定してみる

(まだまだ続く)

ちなみに、本件については、後日、

リーダー
みんな、バッチリ、グラウンドルールを守ってくれて、おかげさまで、とてもいい感じで、進行が出来ました!

と、ご報告を頂きました。
良かった!

さらに、今では、自分たちで、ルールを追加して、運用されていらっしゃるんですよ。
素晴らしいです!!

本日も、仲間と一緒に、幸せな人生と、
ワクワクするお仕事でありますように\(^o^)/
応援しています!!!

疑問質問、ご相談がございましたら、
お気軽に、お問い合わせ下さい(*^_^*)
感想も、お待ちしております。

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